Menangani Prosedur Administrasi

MENANGANI PROSEDUR ADMINISTRASI

Definisi  Dokumen

Beberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini  :

1.      Kamus Umum Bahasa Indonesia

”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”

2.      Kamus Umum Kepegawaian

”Dokumen adalah  :

a.       Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

b.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster

”Dokumen adalah  :

a.       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-fakta

b.      Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”

4.      Ensiklopedia

”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.”

Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

B. Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut  :

1.      Jenisnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll.

b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.

2.      Sifatnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.

b.      Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.

3.      Bentuk Fisiknya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam  (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.

b.      Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.

c.       Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip  (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan)

4.      Kepentingannya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi.

b.      Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll.

c.       Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan  suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah, dll.

d.      Dll. Sesuai dengan kepentingannya.

5.      Sumber Dokumen, terdiri dari :

a.       Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian, laporan disertasi, kertas kerja, dll

b.      Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.

c.       Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.

C. Dokumen Kantor

Seiring dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut.  Contoh dokumen kantor misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu,  laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain.

Diantara berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut,  yang paling sering muncul adalah dokumen berupa surat.  Maka dari itu dalam modul ini,  pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat.

1.    Pengertian Surat

Surat adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis surat) kepada pihak lain (pembaca surat)  baik a.n. pribadi maupun a.n. organisasi.

Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis, surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentik karena diperkuat oleh tanda tangan penulisnya.

2.    Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis,  surat pun mempunyai fungsi sebagai  :

a.       Alat Bukti Tertulis

Surat merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi.

b.      Alat Pengingat

Surat merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama disepakati

c.       Bukti Historis

Surat merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi dengan meterai.

d.      Cermin Organisasi

Surat merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi.

e.       Pedoman Aktivitas

Surat merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi.

f.       Alat Promosi

Surat merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya pada surat-surat resmi tercantum kepala surat.

3.    Jenis Surat

Penggolongan jenis surat dapat dibedakan berdasarkan  :

a.       Sifat surat, terdiri dari  :

1)      Surat Pribadi  :  Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi

2)      Surat Resmi   : Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan pemerintah atau suasta, dan ditandatangani oleh pejabat/yang mewakilinya.

Surat Resmi, terdiri dari  :

a)      Surat Dinas : Surat yang isinya menyangkut informasi kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah

b)      Surat Niaga : Surat yang isinya menyangkut informasi bisnis atau niaga dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan

b.      Wujud Surat, terdiri dari  :

1)      Surat Bersampul  :  Surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke dalam sampul surat

2)      Memorandum (Memo) dan Nota : Surat singkat dari seorang pejabat kepada bawahannya/rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk melaksanakan aktivitas rutin kantor.

Yang membedakan antara memo dengan nota adalah

kalau memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi.

3)      Kartu Pos  : Surat yang terbuat dari kertas tebal (karton) untuk menulis surat singkat dan tidak rahasia.

4)      Warkat Pos  : Sehelai kertas surat yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat.

5)      Surat Tanda Bukti : Surat khusus yang biasanya berbentuk  formulir dan biasanya digunakan untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak.