PROSEDUR ADMINISTRASI

MENANGANI PROSEDUR ADMINISTRASI

A. Pengertian Dokumen

Beberapa pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini  :

1.      Kamus Umum Bahasa Indonesia

”Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”

2.      Kamus Umum Kepegawaian

”Dokumen adalah  :

a.       Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

b.      Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster

”Dokumen adalah  :

a.       Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan dakta-fakta

b.      Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”

4.      Ensiklopedia

”Dokumen adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.”

Dari beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

B. Macam-Macam Dokumen

Dokumen dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut  :

1.      Jenisnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dll.

b.      Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.

2.      Sifatnya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan. Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.

b.      Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.

3.      Bentuk Fisiknya, terdiri dari  :

a.       Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam  (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.

b.      Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.

c.       Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip  (dikumpulkan dan disimpan dengan sistem kearsipan)