Administrasi Perkantoran
Sabtu, 03 Agustus 2019
Jumat, 26 Juli 2019
Pengadaan Peralatan Kantor
Dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Mengikuti prosedur
pengelolaan perbekalan
2. Menentukan jenis, kualitas
dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan
3. Menyediakan atau menggunakan
perlengkapan kantor dalam kegiatan operational
4. Menyediakan perbekalan sesuai
dengan anggaran yang berlaku
5. Menyimpan dan memelihara
perlengkapan
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
7. Menghapuskan perlengkapan
yang sudah tidak dapat digunkaan sesuai prosedur.
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor :
1. Pengajuan surat permohonan ke
gudang
2. Memeriksa stock barang digudang oleh petugas
3. Jika ada barang diberikan
dengan bon pengeluaran
4. Jika tidak ada petugas
memberikan nomor pada surat permohonan dan ketersediaan biaya
5. Surat diserahkan bendahara ,
bendahara mengecek antara permohonan dan ketersediaan barang
6. Bendahara meminta
persetujujan pimpinan
7. Bagian logistik melakukan
pembelian dengan persetujuan pimpinan
8. Barang diperiksa mengenai
kualitas dan kunatitas
9. Barang diserahterimakan
dengan menggunakan buku serah terima barang.
Senin, 07 April 2014
Menangani Surat & Dokumen
Menangani
Surat/Dokumen Kantor
Menangani
surat/dokumen kantor
Surat adalah salah satu media
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada seseorang
secara tertulis baik atas nama sendiri maupun atas nama organisasi.
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.
Jenis- jenis surat
Surat
diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :
a) Berdasarkan sifatnya
1. Surat pribadi, adalah
surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.
2. Surat dinas, adalah
surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan
dengan kedinasan.
3. Surat sosial, adalah
surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
4. Surat niaga / bisnis,
adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi
mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.
b) Berdasarkan wujud
surat
1. Surat bersampul,
adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.
2. Surat memorandum
(memo) dan nota.
a. Memo adalah catatan
singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau
sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.
b. Nota adalah catatan
singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya
bersifat formal.
3. Telegram, adalah
surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan
bantuan pesawat telegram.
4. Kartu pos, adalah surat
terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.
5. Warkat pos, adalah
surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
c) Berdasarkan keamanan
isinya
1. Surat biasa, adalah
surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui
oleh orang lain.
2. Surat rahasia, adalah
surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya
menggunakan 2 sampul. Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua
ditulis alamat yang dituju.
3. Surat sangat rahasia,
adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya
berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3
sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul
ketiga ditulis alamat yang dituju.
4. Surat konfidensial,
adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan
d) Berdasarkan banyaknya
sasaran yang akan dicapai :
1. Surat biasa, adalah
surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis
dalam sampul.
2. Surat edaran, adalah
surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.
3. Surat pengumuman,
adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain
yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.
e) Berdasarkan proses
penyelesaian nya :
1. Surat sangat segera,
adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat
secepat mungkin.
2. Surat segera, adalah
surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada
surat sangat segera.
3. Surat biasa adalah
surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya,
tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
JENIS-JENIS DOKUMEN
Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK
pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman,
dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu
keterangan.
Dokumen dapat
ditinjau dari beberapa segi :
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari
segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.
a. Dokumen pribadi,
adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran,
STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah
surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting
yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek,
obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen
sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah
Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d. Dokumen
pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh
: UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dokumen
ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari
segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a. Nilai
penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan
informasi pada masyarakat
b. Nilai
perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi
jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai
yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hukum
dimuka pengadilan
d. Nilai
historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu
peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
3. Dilihat dari
segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :
a. Dokumen yang
bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU
perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang
bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris,
visum dokter, dll
c. Dokumen yang
bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat
kontrak, dll
d. Aktifitas
lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan,
seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
4. Dokumen yang ditinjau
dari fungsinya
a. Dokumen
dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan
atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang
masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen
yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen
yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen
statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan
kantor.
5. Ditinjau dari segi
penelitian
Dibedakan
atas 3 jenis :
a. Dokumen
primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya,
contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b. Dokumen
sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer,
contoh : bibliografi, dll
c. Dokumen
tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder,
contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
6. Ditinjau
dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..
a. Dokumen literal,
adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .
seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen
literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas
secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal ,
adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda
kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno
,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu
permuseuma
c. Dokumen privat, adalah dokumen
yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini
dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
Selasa, 01 April 2014
Menangani Prosedur Administrasi
MENANGANI
PROSEDUR ADMINISTRASI
Definisi Dokumen
Beberapa
pengertian dokumen dapat disimak dari sumber-sumber di bawah ini :
1.
Kamus Umum Bahasa Indonesia
”Dokumen
adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai
bukti atau keterangan.”
2.
Kamus Umum Kepegawaian
”Dokumen
adalah :
a.
Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
b.
Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.”
3.
Kamus Bahasa Inggris Webster
”Dokumen
adalah :
a.
Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan
dakta-fakta
b.
Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan,
lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.”
4.
Ensiklopedia
”Dokumen
adalah surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau
tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti
luas.”
Dari
beberapa definisi di atas, dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
dokumen adalah semua benda yang muncul karena adanya suatu aktivitas sehingga
dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.
B. Macam-Macam Dokumen
Dokumen
dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yaitu menurut :
1.
Jenisnya, terdiri dari :
a.
Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi, ukuran, berat, tata letak,
sarana, prasarana, dll.
b.
Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek,
sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dll.
2.
Sifatnya, terdiri dari :
a.
Dokumen Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan.
Misalnya majalah, buku, katalog, surat kabar, dll.
b.
Dokumen non-Tektual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk peta,
grafik, gambar, rekaman, monumen, dll.
3.
Bentuk Fisiknya, terdiri dari :
a.
Dokumen Litarer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau
direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Misalnya buku, majalah, film, dll.
b.
Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dikimpulkan di
museum). Misalnya manuskrip, fosil-fosil manusia purba, tugu, prasasti, dll.
c.
Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip (dikumpulkan dan
disimpan dengan sistem kearsipan)
4.
Kepentingannya, terdiri dari :
a.
Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan
koleksi pribadi, misalnya surat-surat keterangan pribadi.
b.
Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah misalnya
naskah-naskah kuno, fosil, tugu, dll.
c.
Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan dengan informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan, misalnya UU, Peraturan Pemerintah,
dll.
d.
Dll. Sesuai dengan kepentingannya.
5.
Sumber Dokumen, terdiri dari :
a.
Dokumen Primer adalah dokumen yan g berisi informasi tentang hasil-hasil
penelitian asli atau langsung dari sumbernya, misalnya paten penelitian,
laporan disertasi, kertas kerja, dll
b.
Dokumen Sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur
primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c.
Dokumen Tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang leteratur
sekunder, misalnya buku, teks panduan literatur dan teks panduan bibliografi.
C. Dokumen Kantor
Seiring
dengan aktivitas rutin sebuah kantor, maka tidak menutup kemungkinan berbagai
dokumen akan muncul mengiringi aktivitas tersebut. Contoh dokumen kantor
misalnya surat, fax, e-mail, memo, Lembar Pesan Telepon, Buku Tamu,
laporan, notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain-lain.
Diantara
berbagai dokumen-dokumen kantor tersebut, yang paling sering muncul
adalah dokumen berupa surat. Maka dari itu dalam modul ini,
pembahasan berikutnya akan dititikberatkan pada domumen kantor berupa surat.
1.
Pengertian Surat
Surat
adalah suatu cara menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak (penulis
surat) kepada pihak lain (pembaca surat) baik a.n. pribadi maupun a.n.
organisasi.
Walaupun
alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai komunikasi tertulis,
surat tetap merupakan dokumen yang sangat otentik karena diperkuat oleh tanda
tangan penulisnya.
2.
Fungsi Surat
Selain
berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis, surat pun mempunyai fungsi
sebagai :
a.
Alat Bukti Tertulis
Surat
merupakan bukti tertulis bila suatu saat terjadi kesalahpahaman informasi.
b.
Alat Pengingat
Surat
merupakan alat pengingat untuk hal-hal atau ketentuan-ketentuan yang sudah lama
disepakati
c.
Bukti Historis
Surat
merupakan bukti historis yang paling otentik karena dalam surat dibubuhi tanda
tangan, cap, dan apabila ingin memiliki kekuatan hukum biasanya dilengkapi
dengan meterai.
d.
Cermin Organisasi
Surat
merupakan cermin kondisi organisasi dan kepribadian para pengelola organisasi.
e.
Pedoman Aktivitas
Surat
merupakan pedoman untuk melakukan aktivitas rutin organisasi.
f.
Alat Promosi
Surat
merupakan sarana promosi yang paling ampuh bagi organisasi, karena biasanya
pada surat-surat resmi tercantum kepala surat.
3.
Jenis Surat
Penggolongan
jenis surat dapat dibedakan berdasarkan :
a.
Sifat surat, terdiri dari :
1)
Surat Pribadi : Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi
2)
Surat Resmi : Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga,
badan pemerintah atau suasta, dan ditandatangani oleh pejabat/yang mewakilinya.
Surat
Resmi, terdiri dari :
a)
Surat Dinas : Surat yang isinya menyangkut informasi kedinasan dan dibuat oleh
instansi pemerintah
b)
Surat Niaga : Surat yang isinya menyangkut informasi bisnis atau niaga dan
dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan
b.
Wujud Surat, terdiri dari :
1)
Surat Bersampul : Surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya
dikirim dan dimasukkan ke dalam sampul surat
2)
Memorandum (Memo) dan Nota : Surat singkat dari seorang pejabat kepada
bawahannya/rekannya yang berisi pokok-pokok masalah untuk melaksanakan
aktivitas rutin kantor.
Yang
membedakan antara memo dengan nota adalah
kalau
memo dibuat oleh pimpinan kepada bawahan atau antar pejabat setingkat,
sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada
pimpinan atau antar pejabat dalam satu organisasi.
3)
Kartu Pos : Surat yang terbuat dari kertas tebal (karton) untuk menulis
surat singkat dan tidak rahasia.
4)
Warkat Pos : Sehelai kertas surat yang telah dirancang sedemikian rupa
sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat.
5)
Surat Tanda Bukti : Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir dan
biasanya digunakan untuk membuktikan keabsahan aktivitas antara dua pihak.
Langganan:
Postingan (Atom)