Menggunakan Peralatan
Kantor
1. Perbekalan/Peralatan
Kantor
Kantor secara pengertian pada dasarnya merupakan tempat
berkumpulnya orang-orang yang terikat dalam sebuah manajemen dalam
organnisasi dimana pada salah satu bagian terdapat sekumpulan orang-orang yang
melakukan pelayanan dalam mencapai keinginan dari sebuah organisasi tersebut.
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada
sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya
perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai
kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita
pelajari materi berikut.
2. Memilih Peralatan Kantor
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot,
peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua
fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak
langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan
sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor,
tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena
pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan
kantor yang ada.
B. Peralatan Kantor
1. Macam-macam Peralatan
Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam
yaitu :
1. Perabot
kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam
peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja
kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office
furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan
kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan
menjadi:
§ Barang yang habis pakai yaitu
barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama.
Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
§ Barang yang tidak habis pakai yaitu
barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama.
Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
§ Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin
kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik,
komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
§ Pesawat Kantor yaitu
semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon,
fax, dsb.
§ Interior kantor yaitu
semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
C. Peralatan Kantor
1. Identifikasi Kebutuhan
Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang
kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan
tergantung dengan kesesuain kebutuhan.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar
dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan.
Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor.
Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian
perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.
D. Penanganan
Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu
bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1. Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan
kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian,
pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2. Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang
meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik
(penyimpanan barang itu sendiri).
3. Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan
bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara
baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam
daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
E. Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Suatu bagian kantor (unit pemakai) yang ingin menggunakan suatu barang harus
mengajukan permintaan kepada bagian gudang dengan prosedur sebagai berikut :
dapat dijelaskan langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang
dimaksud adalah :
1. Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon
permintaan peralatan/perlengkapan.
2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada
dalam gudang).
3. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan
tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan
yang dikeluarkan tersebut.
6. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara
administrasi maupun secara fisik.
7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik
persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang
tercatat dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
F. Pemeliharaan
Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang
maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap
untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka
menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;
1. Menurut Tempat Barang
a. Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu
terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat
merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot
bahan anti karat.
b. Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus
sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah
tidak digunakan lagi.
3. Menurut Jenis Barang
a. Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat
dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di
kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak
membutuhkan lagi.
4. Menurut Kurun Waktu
a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman,
membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan,
semester atau tahunan.
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhRh_VbzHvwyTzav-GqgFYQbNDn3Ytmz10Vp_yxsvPXDtIATE8D15OQcezZVU4sKGLmnNe0dQYdoKLSIr0Wr3hEE2IXYoULo8zOkxOaF5Vq6TFvIRFEx0z7-sAwqXMpp2_SHCqHYeo8bWQ/s1600/ANIMASI+BUKU+2.gif)