Menangani
Surat/Dokumen Kantor
Menangani
surat/dokumen kantor
Surat adalah salah satu media
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada seseorang
secara tertulis baik atas nama sendiri maupun atas nama organisasi.
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.
Jenis- jenis surat
Surat
diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :
a) Berdasarkan sifatnya
1. Surat pribadi, adalah
surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.
2. Surat dinas, adalah
surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan
dengan kedinasan.
3. Surat sosial, adalah
surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
4. Surat niaga / bisnis,
adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi
mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.
b) Berdasarkan wujud
surat
1. Surat bersampul,
adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.
2. Surat memorandum
(memo) dan nota.
a. Memo adalah catatan
singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau
sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.
b. Nota adalah catatan
singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya
bersifat formal.
3. Telegram, adalah
surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan
bantuan pesawat telegram.
4. Kartu pos, adalah surat
terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.
5. Warkat pos, adalah
surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
c) Berdasarkan keamanan
isinya
1. Surat biasa, adalah
surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui
oleh orang lain.
2. Surat rahasia, adalah
surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya
menggunakan 2 sampul. Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua
ditulis alamat yang dituju.
3. Surat sangat rahasia,
adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya
berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3
sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul
ketiga ditulis alamat yang dituju.
4. Surat konfidensial,
adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan
d) Berdasarkan banyaknya
sasaran yang akan dicapai :
1. Surat biasa, adalah
surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis
dalam sampul.
2. Surat edaran, adalah
surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.
3. Surat pengumuman,
adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain
yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.
e) Berdasarkan proses
penyelesaian nya :
1. Surat sangat segera,
adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat
secepat mungkin.
2. Surat segera, adalah
surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada
surat sangat segera.
3. Surat biasa adalah
surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya,
tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
JENIS-JENIS DOKUMEN
Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK
pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman,
dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu
keterangan.
Dokumen dapat
ditinjau dari beberapa segi :
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari
segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.
a. Dokumen pribadi,
adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran,
STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah
surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting
yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek,
obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen
sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah
Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d. Dokumen
pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh
: UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dokumen
ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari
segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a. Nilai
penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan
informasi pada masyarakat
b. Nilai
perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi
jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai
yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hukum
dimuka pengadilan
d. Nilai
historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu
peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
3. Dilihat dari
segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :
a. Dokumen yang
bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU
perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang
bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris,
visum dokter, dll
c. Dokumen yang
bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat
kontrak, dll
d. Aktifitas
lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan,
seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
4. Dokumen yang ditinjau
dari fungsinya
a. Dokumen
dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan
atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang
masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen
yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen
yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen
statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan
kantor.
5. Ditinjau dari segi
penelitian
Dibedakan
atas 3 jenis :
a. Dokumen
primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya,
contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b. Dokumen
sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer,
contoh : bibliografi, dll
c. Dokumen
tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder,
contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
6. Ditinjau
dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..
a. Dokumen literal,
adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .
seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen
literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas
secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal ,
adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda
kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno
,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu
permuseuma
c. Dokumen privat, adalah dokumen
yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini
dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .